Bezüglich elektronischer Archivierung steht in unseren FAQ der folgender Text:
Die Aufbewahrung hat den Sicherheitsgrundsätzen des IDG entsprechen, insbesondere dem aktuellen Stand der Technik (§ 7 IDG). Die Aufbewahrung erfolgt in Papierform (kopiert) (§ 16 Abs. 2), eventuell auch in elektronischer (digitaler) Form.
Gemäss Auskunft des Staatsarchivs entspricht eine Serverablage (doc in Explorer) nicht den Anforderungen elektronischer Archivierung (Authentizität, Integrität, Vollständigkeit), sondern die Dossiers müssen in einem speziellen Geschäftsverwaltungssystem/Records Management System abgelegt werden. Vorgaben zu Records Management Systemen liefert der Standard ISO 15489 Records Management. Für die Aufbewahrung von Zeugnissen bedeutet das, dass diese sinnvollerweise als PDF/A (Archivformat von Adobe, unveränderbar) abgespeichert werden. Bei der elektronischen Archivierung ist der Benennung der einzelnen Dateien unbedingt grosse Beachtung zu schenken. Wenn die Zeugnisse z.B. als Bilder gescannt und dann in ein PDF konvertiert werden, sind sie wertlos, weil nicht mehr nach den Textbausteinen (z.B. nach einem Namen gesucht werden kann). Wenn die Datei dann noch 2011082341889.pdf heisst, wird eine sinnvolle Recherche praktisch unmöglich. Deshalb ist es unabdingbar, dass die Textdatei am PC in ein PDF/A konvertiert und mit einem sinnstiftenden Namen versehen wird. Beispiel: „Martin_Muster_Sek_2a_FS_2011“.